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Die Digitalisierung ist längst nicht mehr aufzuhalten und findet sich zunehmend in den Budgets der Unternehmen auf dem Weg zur Wirtschaft 4.0 wider. Die IT ist zu einem bedeutsamen Posten innerhalb der Finanzplanung geworden. Die Finanzabteilung und die CFOs nehmen die IT-Ausgaben immer häufiger in eine kritische Prüfung. Doch es gilt bei all den Kostenzwängen: Unternehmen können nur mit einer leistungsfähigen IT im Wettbewerb bestehen und die eigene Digitalisierung vorantreiben. Finanzielle Ausgaben im IT-Bereich werden in Investitionen (Capex = Capital Expenditure) und laufende Kosten (Opex = Operational Expenditure) unterschieden.
CAPEX – solche Ausgaben fallen an, wenn neue Hardware oder On-Premise-Software erworben werden. Diese Investitionen dienen dazu den Umsatz zu erhöhen und möglichst langfristig Gewinne zu erzielen.
OPEX – werden als Ausgaben für den laufenden Betrieb und Verwaltung bezeichnet. Hierzu gehören Wartungsarbeiten, wiederkehrende Lizenz- und IT-Administrationskosten und ebenso Aufwendungen für Internet oder auch zunehmend Kosten für Software und Leistungen aus der Cloud.
Zwischen Capex und Opex gibt zum einen Unterschiede in der Zahlungsweise. Üblicherweise sind Capex einmalige Zahlungen im Voraus und Opex in festen Zeiträumen und prinzipiell wiederkehrend, meist geringere Ausgaben. Zum anderen werden die Ausgaben unterschiedlich besteuert. Der Capex-Aufwand wird über einen bestimmten Zeitraum geltend gemacht und in der Regel über fünf Jahre abgeschrieben, obgleich der Geldabfluss sofort abgebucht wird. Die Opex gelten als Betriebsausgaben und werden sofort und vollständig in der jeweiligen Bilanzierungsperiode angerechnet. Immer noch ist die Ansicht weit verbreitet, Capex sind einmalige und damit abgeschlossene Ausgaben, deshalb seien sie im IT-Umfeld besonders sinnvoll. Zudem Investitionen oftmals ein Zeichen für die Gesundheit eines Unternehmens darstellen.
Die Verlagerung von Capex auf Opex bringt gleichermaßen Vorteile, insbesondere durch die Umstellung auf Cloud-Lösungen. Das bedeutet die Auslagerung von Programmen, Speicherplatz und Diensten auf netzbasierte Systeme, anstelle Technik betrieben im eigenen Haus. Durch den Verzicht auf die physische Infrastruktur wie zum Beispiel Server oder preisintensiver Systemsoftware, reduzieren sich die Investitionsausgaben deutlich. Die Betriebskosten bei Opex verlagern sich nicht zwangsläufig in gleicher Höhe, vielmehr greift der Vorteil von Cloud Lösung, die Skalierbarkeit. Es kann beispielsweise entschieden werden, in welchen Umfang die Software verwendet wird und welche Bestandteile zwingend notwendig sind. Zudem kann bei einer Cloud-Lösung flexibel auf aktuelle Anforderungen der Mitarbeiter und Abteilung reagiert werden. Die Ausgaben werden somit ebenfalls flexibel gestaltet. Anders ausgedrückt, die Opex erhöhen sich oder werden reduziert bei einem ausbleibenden Bedarf.
Da anfänglich hohe Investitionsausgaben erst gar nicht anfallen, wird das Investitionsrisiko erheblich gesenkt. In vielen Fällen amortisieren sich die Investitionsausgaben erst sehr viel später oder möglicherweise gar nicht. Somit sind Ausgaben für Cloud-Lösungen viel schneller ergebniswirksam. Ein gutes Beispiel aus der Praxis ist die Auslagerung der Datensicherung in die Cloud. Die Ausgaben für gesonderte Backup-Hardware und Software werden eingespart und die Berechnung erfolgt nach der nativen Datenmenge. Mit dem Unternehmenswachstum wachsen automatisch die Datenmengen und damit auch korrespondierend die Opex. Auch Aufwendungen für die Wartung und die Vorhaltung auf Offline-Medien und die damit verbundene Verwaltung entfallen vollständig.
Die Systeme in der Cloud werden durch den Anbieter aktuell gehalten, dadurch veringert sich der personelle und zeitliche Aufwand für die Aktualisierung der eignen Infrastruktur erheblich. Bei On-Premise-Lösungen wird die Investitionen für die Hard- und Softwareupdates zwar nur einmalig fällig, allerdings bleibt es fraglich, wie lange die Aktualität der jeweiligen Updates anhält. In Anbetracht der enormen Geschwindigkeit technischer Entwicklungen, können sich Capex schnell verstetigen und zu regelmäßigen und vor allem unvorhergesehenen Folgeausgaben werden. Bei Cloud-Lösungen ist der entsprechende Anbieter für die dauerhaften und reibungslosen Funktion der Technik verantwortlich. Hingegen drohen bei Capex-basierten Einrichtungen, insbesondere nach Ablauf der Garantiezeit, erneut hohe Ausgaben. Auch besondere Sicherheitsvorkehrungen, wie etwas Klimageräte in Serverräumen, sind Mehraufwendungen bei On-Premise-Lösungen.
Zusammengefasst ist bei Cloud-Lösungen mit wiederkehrenden Betriebskosten (Opex) zu rechnen. Diese werden an die jeweiligen Erfordernisse des Unternehmens sowie an das Budget angepasst und sind zudem flexibel gestaltbar. Hierdurch werden einmalige Investitionsausgaben (Capex) spürbar reduziert und auch die Ausgaben für den Austausch älterer Hardware oder deren Installation.
Viele Unternehmen nutzen die Verlagerung von Capex auf Opex, um Ihre Ausgaben effizienter zu gestalten und eben die technischen Vorteile solcher Einrichtungen zu nutzen. In den meisten Infrastrukturen wird teilweise, in sogenannte Hybridlösungen, in die Cloud ausgelagert. Dies ist meist der erste Schritt von der Capex- zur Opex-Lösung.
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