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Mit der neuen Verordnung müssen an vielen Stellen Termine vereinbart werden. Schnell muss eine einfache Lösung her und das ohne viel neue Technik. Mit Microsoft Bookings (engl.: Buchungen, Reservierungen) stellt Microsoft ein unkomplizierten Online-Buchungskalender aus dem Microsoft/Office 365 Ökosystem zur Verfügung. Dabei erledigt die Buchungs-App viele bislang lästige Arbeiten während der Terminverwaltung. Die Einrichtung ist schnell durchgeführt und kann kundenseitig mit einem Webbrowser genutzt werden. Wie das Ganze funktioniert, ist in diesem Artikel zu erfahren.
Microsoft Booking – Was ist das?
Der Online-Buchungskalender richtet sich an Dienstleister und kleinere Unternehmen und bietet deren Kunden eine einfache und in weiten Teilen automatisiert Terminbuchung. Das seit März 2017 nutzbare App kann aber nicht nur für Terminvereinbarungen genutzt werden, sondern auch für die Verwaltung von Unternehmensressourcen, zum Beispiel Firmenwagen, gemeinsam genutzte IT-Geräte oder Besprechungsräume.
Ihre Kunden können rund um die Uhr nach freien Terminen suchen und den passenden Zeitraum direkt buchen. Sie sind für Ihre Kunden immer erreichbar. Ohne zusätzliche Kommunikation können Sie bei Buchungsänderungen, Verschiebungen oder Stornierungen mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben.
Die getätigten Buchungen werden in Ihre Kalender (Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender) eingetragen und synchronisiert. Somit ist Ihr Kalender stets aktuell und es kann zu keinen Überschneidungen kommen.
Die Buchungs-App versendet voll automatisch Bestätigungen und Erinnerungen an Ihre Kunden und an Ihre Mitarbeiter.
Microsoft Booking – Was kostet das?
Die App ist Bestandteil einer Microsoft / Office 365 Lizenz. In den Businessplänen Standard und Premium, Education A3 und A5, sowie bei Enterprise E3 und E5 ist die Nutzung bereits enthalten. Mit einer aktiven Lizenz kann die Booking-App auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Die Kunden selbst können den Online-Buchungskalender ohne Einschränkungen und ohne eigenes Microsoft-Konto kostenlos nutzen. Es wird lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser benötigt.
Microsoft Booking – Was ist mit der DSGVO?
Für jeden Reservierungskalender wird ein eigenes Microsoft-Exchange-Postfach erstellt, welches auch einen dazugehörigen Eintrag in der Azure Active Directory erzeugt. Die Daten werden dann in diesem Postfach gespeichert und die definierten Compliance-Richtlinien angewendet. Weiterführende Informationen zu Microsoft 365 und DSGVO können hier nachgelesen werden (https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/gdpr-overview)
Microsoft Booking – Wie startet man die Buchungs-App?
Mit drei Möglichkeiten kann die App geöffnet werden:
Im eigenen Office 365 Webportal (https://www.office.com) kann unter dem App-Bereich die App „Booking“ direkt gestartet werden.
Ein mobiles App kann direkt aus dem App-Store des jeweiligen Anbieters heruntergeladen und verwendet werden.
iOS: https://apps.apple.com/de/app/microsoft-bookings/id1065657468
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.exchange.bookings&hl=de&gl=US
Auch der direkte Zugriff ist über eine speziell eingerichtete URL möglich, unter http://book.ms/ kann ohne lange Suche die App geöffnet werden.
Microsoft Booking – Wie kann die App eingerichtet werden?
Mit acht einfachen Schritten kann die individuelle Einrichtung erfolgen.
Schritt 1: Geben Sie Ihre Unternehmensinformationen, Firmenlogo und natürlich die Öffnungszeiten an.
Schritt 2: Definieren Sie Ihre Dienstleistungen und Bausteine.
Schritt 3: Legen Sie Ihre individuellen Buchungsrichtlinien fest.
Schritt 4: Tragen Sie Ihre Mitarbeiter ein und definieren Sie die dazugehörigen Dienste.
Schritt 5: Passen Sie die Buchungsseite nach Ihrem Geschmack und Ihrem Unternehmensbild an.
Schritt 6: Veröffentlichen Sie Ihre Seite direkt auf Ihrer Webseite oder Ihren sozialen Kanälen.
Schritt 7: Pflegen Sie im Nachgang die eingegebenen Kundendaten, wie z.B. Vorlieben, Präferenzen oder weitere Details.
Schritt 8: Pflegen und Verwalten Sie den Buchungskalender, je nach Bedarf und Notwendigkeit.
Fazit
Microsoft Booking ist ein wertvolles, kostengünstiges und zeitsparendes Werkzeug für Ihre Terminbuchungen. Nach einer kurzen Einführung, bei der wir Ihnen gern zur Seite stehen, ist der Umgang schnell erlernt und ist sicher auch nach den aktuellen Einschränkungen unentbehrlich.
Abschließend die Vorteile noch einmal zusammengefasst:
- Unkomplizierte und schnelle Einrichtung ohne eigene Technik im Haus
- Schnelle und einfach Handhabung
- Erinnerungen und Kalender mit eigenem Kalender synchronisieren
- Unabhängig von Ort und Zeit verfügbar und das auch mit mobilen Endgeräten
- Alle Termine aller Mitarbeiter in einer Übersicht zusammengefasst
Nun liegt es an Ihnen, wie Sie gegenüber Ihren Kunden die geforderte Terminvereinbarung anbieten. Gern begleiten wir Sie bei der Buchung der Office 365 Lizenz und der Einrichtung der Buchungsportale. Auf jeden Fall ist die Entscheidung für Microsoft Booking der erste Schritt in die richtige Richtung.
Wir beraten Sie gern:
Herr Tobias Müller
Tel.: +49 36074 63060
E-Mail: vertrieb@e-systemhaus.de
